La fattura è essenziale nel sistema commerciale, dato che evidenzia la chiusura di un contratto in base al quale viene corrisposto un pagamento per un servizio o un prodotto ottenuto.

Inoltre è considerata elemento di riferimento per quanto riguarda la movimentazione contabile di un’azienda. L’emissione delle fatture spesso carica di lavoro l’amministrazione delle imprese, sottraendo risorse energie che sono indispensabile per una società moderna.

Oggi grazie alla digitalizzazione e ai software di fatturazione elettronica anche questa realtà è cambiata. In questa guida andremo a considerare i singoli aspetti di questo strumento e la loro interazione nei sistemi di Customer Relationship Management.

Evoluzione della fattura moderna

La fattura, fino a poco tempo fa, si presentava come un documento cartaceo il quale conteneva una serie di informazioni considerati obbligatori ai fini di legge.

Infatti, al suo interno devono essere presenti l’intestazione dell’azienda, l’oggetto o il servizio che ha portato all’emissione della fattura, l’importo senza IVA, l’imponibile e infine il totale comprensivo di IVA. Tale documento oggi è stato completamente digitalizzato.

Un software per la fatturazione elettronica è un programma che permette di poter creare una fattura, compilarla in tutte le sue parti e inviarla con un semplice click direttamente al cliente e in contemporanea archiviarla e integrarla nel sistema di gestione.

Questi strumenti hanno rivoluzionato non solo il modo di gestire la fatturazione ma anche di poter essere integrati con altre realtà. Infatti, un software di fatturazione sarà spesso incluso all’interno di un programma più ampio che prende il nome di CRM, finalizzato a migliorare le prestazioni dell’azienda e in particolare la sua produttività.

Una realtà necessaria alle aziende moderne

A cosa serve un software di fatturazione elettronica? Il suo impiego diventa una realtà non più solo opzionale ma fondamentale.

Infatti in base alle nuove normative riguardanti l’ambito fiscale, dal 1° Gennaio 2019 è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica per tutte le attività che prevedono la partita IVA, sia se nel caso di un rapporto Business to Business (B2B), sia nella situazione di vendita a un privato, Business to Customer (B2C).

Quindi, nel momento in cui si conclude un qualunque contratto, sia che avvenga in maniera reale che attraverso i sistemi online, il software permetterà di inviare il documento in un formato digitale che contiene tutti gli elementi richiesti per essere identificato come una fattura.

Inoltre il software interagisce con gli altri strumenti dei programmi CRM, potendo acquisire i dati di un cliente in maniera automatica, senza commettere errori di compilazione ed evidenziare gli importi con i relativi saldi.

L’operato dell’amministrazione sarà integrato con tutti i reparti, condividendo in maniera diretta le singole informazioni come eventuale email ricevute, quietanze di pagamento, tempistica di registrazione. Infine il programma potrà gestire i pagamenti dei dipendenti, rendendoli precisi ed effettuando il calcolo delle ore in maniera automatica.

Il sistema di riconoscimento e l’invio della fattura

Una volta installato il software, ogni utente riceve un codice identificativo che viene chiamato “univoco” e che sarà presente in ogni fattura. Questo dato è una specie di indirizzo di posta a cui recapitare la fattura.

Quindi per poter inviare un documento contabile a un cliente sarà necessario avere il suo codice univoco e indicarlo all’interno nella scheda del programma. Nel momento in cui il documento è pronto, il software si collegherà all’SDI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, inviando la fattura all’altro indirizzo.

Grazie a questa tecnologia, il documento arriva in tempo reale e inoltre è prevista una tracciabilità ben precisa dato che l’invio viene registrato all’interno del programma e attraverso il sistema di interscambio.

Il tutto può essere gestito non da un’unica postazione ma da diversi utenti con una condivisione in contemporanea delle informazioni tramite i sistemi cloud. Infine grazie a il software CRM, il documento verrà introdotto nella scheda cliente in modo da completare la sua storia.

Perché utilizzarlo e quali sono i vantaggi

In un’azienda moderna l’utilizzo di un software CRM con la fatturazione elettronica diventa una realtà che permette di poter migliorare la produttività di tutta l’impresa. Di seguito elenchiamo i vantaggi principali:

Riduzione dei costi e automazione: grazie al software si riducono i costi vivi amministrativi con un taglio delle ore che devono essere impiegate per quelle attività di routine come il calcolo delle ore dei dipendenti, la compilazione di una fattura, l’archiviazione e via dicendo. L’automazione permette di avere una visione generale e condivisibile in tempo reale di ogni informazione, oltre a rendere più semplici le azioni ripetitive che occupano tempo e risorse.
Personalizzazione e creazione della fattura: i documenti contabili possono essere personalizzati con i loghi della società e l’introduzione di una serie di informazioni necessarie. Inoltre sarà possibile salvare i diversi modelli in modo da creare uno standard di fattura per i diversi servizi. In un semplice click si realizza una fattura con il calcolo delle aliquote e sarà possibile inviarla.
Mancanza di errori: grazie al software di fatturazione elettronica non si commettono errori nella compilazione delle fatture online e nel loro invio. Si eviterà quindi di riproporre un’email di sollecitazione per un saldo al cliente che già l’ha effettuato, dato che le registrazioni e gli aggiornamenti avvengono in tempo reale.
Puntualità e cronologia fiscale: sarà possibile automatizzare l’invio della documentazione in base alle scadenze stabilite evitando in questo modo ritardi nei pagamenti. Inoltre si potrà avere una cronologia fiscale delle fatture che fanno riferimento a un cliente o a un dipendente, verificando in ogni momento i pagamenti che sono stati archiviati nel database.
Miglioramento produttivo: la fatturazione elettronica completa la gestione dei contatti dei software CRM, permettendo una migliore gestione delle risorse che possono migliorare la capacità produttiva di un’azienda.
Soddisfazione del cliente: si ottiene anche una migliore soddisfazione del cliente dato che non dovrà attendere l’invio della fattura o l’eventuale pagamento, oltre a non ricevere comunicazione erronee e solleciti sbagliati.

Conclusione

I software di fatturazione elettronica sono ormai una realtà integrata e indispensabile in un sistema di gestione moderna di un’impresa.

Grazie a loro si possono rispettare le normative di legge adeguandosi ai nuovi regolamenti fiscali, e inoltre permettono di migliorare anche la produttività di un’azienda automatizzando attività che richiedono tempo.

Infine le nuove tecnologie offrono una condivisione delle informazioni e un aggiornamento delle schede cliente con una comunicazione diretta e una sinergia da parte dei diversi settori di un’azienda.

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